客戶成功案例
客戶成功案例 – 億京發展及策劃有限公司
精準管理應對業務擴張
億京發展及策劃有限公司(億京發展)紮根香港三十年，是一家致力於振興香港舊社區，建立一個揉合過去和未來的香港的物業發展公司。億京發展憑藉豐富經驗，策劃及發展不同高品質和可持續發展的新建築，保護香港的獨有特色，同時滿足居民不斷變化的生活需求。
億京發展的物業發展及項目策劃涵蓋住宅、寫字樓、商場及舖位、工貿及工商大廈，以及酒店等多元化類型，全面參與香港城市的更新與整體發展，致力為市場帶來更高質素的生活及商務空間。
隨着租務及資產組合規模不斷增長，億京發展現時管理的項目已逾十個，涵蓋超過 1,000 個單位。隨着管理及部門協作複雜度上升，傳統手動操作及分散管理模式已難以支撐高效率運作。
億京發展財務總監林先生表示：「隨着租務業務增長，我們需要同時管理不同類型的資產，並確保財務結算、報表分析及租約監察準確無誤。若無合適的資訊系統支援，將難以維持高效率及精準度。」
為提升部門協作及營運透明度，億京發展自七年前起採用 FlexSystem 物業管理系統，推行數碼化改革，透過自動化及整合化平台，重塑物業管理流程。
協同營運 提升管理透明度
FlexSystem 物業管理系統啟用後，億京發展成功建立一個跨部門共用的平台，不同部門可即時存取核心租務與財務數據，從租約登記、續租管理、賬單發出到支付狀況監控，實現自動化與電子化，大大減少人手重覆輸入錯誤並加快資訊傳遞速度。
系統初期由 會計部同事主力操作，負責處理租金入賬、賬單生成及財務報表整合，隨着團隊熟悉系統運作後，管理層進一步推動跨部門應用，現時已擴展至 租務部和法務部同事同時使用。租務部可透過系統即時查閱物業租約、單位佔用及租金繳付狀況，無需等待內部來回詢問流程即可處理續租及客戶查詢；法務部則能即時掌握逾期繳租、違約及欠款紀錄，依據資料快速準備法律文件，加快案件處理並降低風險。
數據驅動 助力精準決策
FlexSystem 物業管理系統協助億京發展實時掌握租務表現、財務狀況及收益趨勢，令管理層能憑借精準資訊，制定更具前瞻性和靈活的資產策略。財務總監林先生表示：「系統運作穩定可靠，已由最初的商用物業應用，擴展至涵蓋住宅與停車場項目，管理規模較初期增加數倍，數據準確呈現是我們精準管理不可或缺的保障。」
他同時讚賞 FlexSystem 團隊的專業服務，「他們快速響應，深入了解我們的業務需求，不斷優化系統功能，並提供具洞察力的建議，使系統貼合我們的實際運作。」雙方多年來保持緊密合作，透過持續功能升級與客製化調整，確保系統隨企業發展持續進化，成為發展穩健營運的重要科技夥伴。
智慧物業管理 迎接未來挑戰
展望未來，億京發展將持續以 FlexSystem 物業管理系統深化自動化與數據化策略，推動物業管理全面邁向智能化。系統生成的電子賬單最近進一步升級，新增「快速支付系統（FPS）」付款選項。租戶現可直接透過 FPS 付款，提升繳租便捷度。
林先生表示：「引入 FPS 後，租戶能夠更快完成繳費手續，整體收賬速度明顯加快，為本公司帶來實際營運效益。公司將繼續致力為租戶提供更優質的物業服務體驗，並以科技驅動管理，迎接香港地產業的新時代。」
自動化方案提升公寓租賃管理
尋找舒適及合乎預算的居所是留學生最關心的事項之一，本港的大學宿位一向供不應求，激發一群海外大學畢業生成立iRent极家，致力打造有温度的租住生活社區。
於2014年在香港成立的iRent极家，提供公寓長租服務，尤其專注於來自中國及海外留學生的公寓租賃服務，現時在本港多個鄰近不同大學及港鐵站的區域包括旺角、太子、油麻地、九龍城及沙田等管理多間公寓。
iRent极家旗下有10幢公寓及其他分布在住宅樓宇內的多個單位，透過一站式O2O公寓預訂平台，提供250個房間。公司自成立以來已服務逾700名租客，95%來自不同國家的留學生。
公寓內的房間類型及風格多元化，租期可按月或按年，迎合不同租客的需要，同時亦提供定制傢具、定期清潔、快遞服務及多種娛樂活動予租客。
預訂管理的挑戰
當iRent极家的公寓租賃服務推出初期時，公司透過線下方式收集及記錄房間供應、預訂及租客等資料。隨着房間及租客數目不斷上升，公司在整個線下預訂及會計帳單管理過程遇到痛點，明白科技在日常營運及擴充策略上至為重要。
iRent极家業務拓展經理鄭偉烽表示，「以往我們在追蹤房間狀況涉及不少人手操作，容易出現人為錯誤，增加人力資源成本。」鄭先生決定物色物業及財務管理自動化方案。
iRent极家最後選擇了本港企業軟件及服務供應商翹楚FlexSystem Ltd，使用財務管理及物業管理方案。
勞動力及營運效率最佳化
財務管理及物業管理方案讓iRent极家改善人力資源分配、提高租務及會計的營運效率和制定商業決策。
他指出，「目前我們整個預訂程序已自動化，減少人手操作，除了提高營運效率，還降低人為錯誤及人力資源成本。每名員工可同時處理150位租客事宜，工作效率上升了一半。」
租客現可網上搜索、瀏覽及預訂房間、支付租金、上報維修及與客戶服務職員聯絡。每間房均可在網上用3D 360度視角觀看，方便無法實地視察房間的客人。
財務管理及物業管理方案提供高度數據安全、權限控制及靈活報告功能，iRent极家員工有不同的存取權限，確保他們使用適當的權限存取公司的財務及機密等數據。
數據分析管理
數據分析在財務及房地產物業管理日漸重要，租務軟件方案讓iRent极家輕鬆檢索有意義的財務數據及製作報告，以供財務分析。
他指出，「財務報告及分析功能將整合財務數據的工作量減至最低，以及讓我們對不同結算時期如每季或每年的業績暸如指掌。」
他續説，「FlexSystem方案為我們的財務預算及商業規劃提供可行的分析，讓我們制定更明智的商業及投資決策，尤其是在業務擴充上。」
雖然新冠肺炎及經濟衰退帶來挑戰，iRent极家對物業管理市場前景仍表樂觀。他總結説，「華人社會對住屋及生活質素的需求持續上升，相信香港的物業租賃市場將繼續蓬勃發展。」