客户成功案例
客户成功案例 – 亿京发展及策划有限公司
精准管理应对业务扩张
亿京发展及策划有限公司(亿京发展)扎根香港三十年，是一家致力于振兴香港旧小区，建立一个揉合过去和未来的香港的物业发展公司。亿京发展凭借丰富经验，策划及发展不同高质量和可持续发展的新建筑，保护香港的独有特色，同时满足居民不断变化的生活需求。
亿京发展的物业发展及项目策划涵盖住宅、写字楼、商场及铺位、工贸及工商大厦，以及酒店等多元化类型，全面参与香港城市的更新与整体发展，致力为市场带来更高质素的生活及商务空间。
亿京发展财务总监林先生表示：「随着租务业务增长，我们需要同时管理不同类型的资产，并确保财务结算、报表分析及租约监察准确无误。若无合适的信息系统支持，将难以维持高效率及精准度。」
为提升部门协作及营运透明度，亿京发展自七年前起采用 FlexSystem 物业管理系统，推行数码化改革，透过自动化及整合化平台，重塑物业管理流程。
协同营运 提升管理透明度
FlexSystem 物业管理系统启用后，亿京发展成功建立一个跨部门共享的平台，不同部门可实时存取核心租务与财务数据，从租约登记、续租管理、账单发出到支付状况监控，实现自动化与电子化，大大减少人手重复输入错误并加快信息传递速度。
系统初期由 会计部同事主力操作，负责处理租金入账、账单生成及财务报表整合，随着团队熟悉系统运作后，管理层进一步推动跨部门应用，现时已扩展至 租务部和法务部同事同时使用。租务部可透过系统实时查阅物业租约、单位占用及租金缴付状况，无需等待内部来回询问流程即可处理续租及客户查询；法务部则能实时掌握逾期缴租、违约及欠款纪录，依据数据快速准备法律文件，加快案件处理并降低风险。
数据驱动 助力精准决策
FlexSystem 物业管理系统协助亿京发展实时掌握租务表现、财务状况及收益趋势，令管理层能凭借精准信息，制定更具前瞻性和灵活的资产策略。财务总监林先生表示：「系统运作稳定可靠，已由最初的商用物业应用，扩展至涵盖住宅与停车场项目，管理规模较初期增加数倍，数据准确呈现是我们精准管理不可或缺的保障。」
他同时赞赏 FlexSystem 团队的专业服务，「他们快速响应，深入了解我们的业务需求，不断优化系统功能，并提供具洞察力的建议，使系统贴合我们的实际运作。」双方多年来保持紧密合作，透过持续功能升级与客制化调整，确保系统随企业发展持续进化，成为发展稳健营运的重要科技伙伴。
智慧物业管理 迎接未来挑战
展望未来，亿京发展将持续以 FlexSystem 物业管理系统深化自动化与数据化策略，推动物业管理全面迈向智能化。系统生成的电子账单最近进一步升级，新增「快速支付系统（FPS）」付款选项。租户现可直接透过 FPS 付款，提升缴租便捷度。
林先生表示：「引入 FPS 后，租户能够更快完成缴费手续，整体收账速度明显加快，为本公司带来实际营运效益。公司将继续致力为租户提供更优质的物业服务体验，并以科技驱动管理，迎接香港地产业的新时代。」
自动化方案提升公寓租赁管理
寻找舒适及合乎预算的居所是留学生最关心的事项之一，本港的大学宿位一向供不应求，激发一群海外大学毕业生成立iRent极家，致力打造有温度的租住生活社区。
于2014年在香港成立的iRent极家，提供公寓长租服务，尤其专注于来自中国及海外留学生的公寓租赁服务，现时在本港多个邻近不同大学及港铁站的区域包括旺角、太子、油麻地、九龙城及沙田等管理多间公寓。
iRent极家旗下有10幢公寓及其他分布在住宅楼宇内的多个单位，透过一站式O2O公寓预订平台，提供250个房间。公司自成立以来已服务逾700名租客，95%来自不同国家的留学生。
公寓内的房间类型及风格多元化，租期可按月或按年，迎合不同租客的需要，同时亦提供定制家具、定期清洁、快递服务及多种娱乐活动予租客。
预订管理的挑战
当iRent极家的公寓租赁服务推出初期时，公司透过线下方式收集及记录房间供应、预订及租客等资料。随着房间及租客数目不断上升，公司在整个线下预订及会计帐单管理过程遇到痛点，明白科技在日常营运及扩充策略上至为重要。
iRent极家业务拓展经理郑伟烽表示，「以往我们在追踪房间状况涉及不少人手操作，容易出现人为错误，增加人力资源成本。」郑先生决定物色物业及财务管理自动化方案。
iRent极家最后选择了本港企业软件及服务供应商翘楚FlexSystem Ltd，使用财务管理及物业管理方案。
劳动力及营运效率最佳化
财务管理及物业管理方案让iRent极家改善人力资源分配、提高租务及会计的营运效率和制定商业决策。
他指出，「目前我们整个预订程序已自动化，减少人手操作，除了提高营运效率，还降低人为错误及人力资源成本。每名员工可同时处理150位租客事宜，工作效率上升了一半。」
租客现可网上搜索丶浏览及预订房间丶支付租金丶上报维修及与客户服务职员联络。每间房均可在网上用3D 360度视角观看，方便无法实地视察房间的客人。
财务管理及物业管理方案提供高度数据安全丶权限控制及灵活报告功能，iRent极家员工有不同的存取权限，确保他们使用适当的权限存取公司的财务及机密等数据。
数据分析管理
数据分析在财务及房地产物业管理日渐重要，租务软件方案让iRent极家轻松检索有意义的财务数据及制作报告，以供财务分析。
他指出，「财务报告及分析功能将整合财务数据的工作量减至最低，以及让我们对不同结算时期如每季或每年的业绩暸如指掌。」
他续説，「FlexSystem方案为我们的财务预算及商业规划提供可行的分析，让我们制定更明智的商业及投资决策，尤其是在业务扩充上。」
虽然新冠肺炎及经济衰退带来挑战，iRent极家对物业管理市场前景仍表乐观。他总结説，「华人社会对住屋及生活质素的需求持续上升，相信香港的物业租赁市场将继续蓬勃发展。」